Mobile App: Verwaltung von Dokumenten

Verwalten Sie Ihre Dokumente effizient mit der mobilen App, indem Sie die wichtigsten Funktionen nutzen, z. B. Vorschau, Zugriff auf audit , Herunterladen, Löschen, Bearbeiten, Suchen und Markieren von Dokumenten als gelesen. Holen Sie das Beste aus Ihrer Dokumentenverwaltung heraus, indem Sie sich diese wichtigen Fähigkeiten aneignen.

Hier abgedeckt:

• Vorschau von Dokumenten
• Audit trail: Anzeige der Historie eines Dokuments
• Herunterladen von Dokumenten
• Löschen von Dokumenten
• Bearbeitung von Dokumenten
• Suche nach Dokumenten
• Dokumente als gelesen markieren

Vorschau von Dokumenten

Vorschau Dokumente mit Hilfe des integrierten Dokumentbetrachters von TaxDome: Tippen Sie auf den Namen des Dokuments, um es zu sehen, und dann auf das Pfeil-zurück-Symbol , um zu Ihrer Dokumentenliste zurückzukehren.

Während Sie ein Dokument anzeigen, können Sie es herunterladen, den audit Pfad anzeigen, das Dokument in einen anderen Ordner verschieben und es bearbeiten oder löschen (einige Optionen sind nur für Dokumente in Ordnern ohne das Augensymbol verfügbar). Tippen Sie lange auf eine Datei oder einen Ordner, oder tippen Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke, um eine der verfügbaren Optionen auszuwählen.

Hinweis: Vorschau unterstützt nicht alle Dateitypen. Wenn Vorschau nicht verfügbar ist, laden Sie das Dokument herunter und zeigen Sie es in einer externen Anwendung an.

Audit trail: Anzeige der Historie eines Dokuments

Um zu sehen, welche Ereignisse in Bezug auf ein von Ihrer Firma hochgeladenes Dokument stattgefunden haben, sehen Sie sich das audit Protokoll an. Das Protokoll audit macht es einfach, die Historie des Dokuments einzusehen, einschließlich wann und von wem das Dokument hochgeladen, angesehen, heruntergeladen, elektronisch signiert oder umbenannt wurde, und ob es genehmigt oder abgelehnt wurde.

Um auf die Historie eines Dokuments zuzugreifen, tippen Sie lange auf das Dokument und dann auf Audit trail.

Sie können auch zu Audit trail können Sie auch vom Dokumentbetrachter aus aufrufen, indem Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke tippen.

Die folgenden Informationen finden Sie hier:

• Benutzer: Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse des Benutzers, der auf die Datei zugegriffen hat
• Ereignis: Was ist mit der Datei geschehen?
• Serverzeit: wann das Ereignis stattgefunden hat
• Kundenzeit: wann das Ereignis für den Kunden stattgefunden hat
• IP-Adresse: die IP-Adresse des Nutzers, der auf die Datei zugegriffen hat
• Browser: der Browser, der verwendet wurde, als das Ereignis stattfand

Herunterladen von Dokumenten

Zum Herunterladen von Dokumenten:

1. Tippen Sie lange auf den Namen des Dokuments in der Liste.

2. Wählen SieDownload. 

Sie können den Download auch über den Dokumentbetrachter aufrufen.

3. Wählen Sie den Ort, an dem die Dokumente gespeichert werden sollen.

Löschen von Dokumenten

Wenn Sie ein Dokument löschen, wird es in den Papierkorb verschoben. Dokumente können 120 Tage lang wiederhergestellt werden; nach 120 Tagen wird das Dokument endgültig gelöscht. 

So löschen Sie ein Dokument:

1. Tippen Sie lange auf den Namen des Dokuments und dann auf Löschen.

2. Tippen Sie im Pop-up-Fenster Sind Sie sicher? auf Ja, löschen .

Hinweis: Sie können die von Ihrem Buchhalter hochgeladenen Dokumente nicht löschen.

Um auf Dokumente zuzugreifen, die in den letzten 120 Tagen gelöscht wurden, gehen Sie auf die Unterregisterkarte Papierkorb in Ihrem Dokumentenbereich .

Hinweis:

• Die aus verschiedenen Ordnern entfernten Dokumente werden in einer Liste angezeigt.
• Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle Dokumente in diesem Ordner in den Papierkorb verschoben. Leere Ordner werden sofort gelöscht.

Um ein Dokument wiederherzustellen, tippen Sie es lange an und wählen Sie Wiederherstellen. 

Sie können dies auch über Vorschau tun. Öffnen Sie das Dokument, tippen Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und wählen Sie dann Wiederherstellen.

• Wenn kein Speicherort für das wiederhergestellte Dokument ausgewählt ist, wird einer erstellt.
• Die Spur des Dokuments audit wird wiederhergestellt.

Bearbeitung von Dokumenten

Um ein Dokument zu bearbeiten, tippen Sie lange auf das Dokument und wählen dann Bearbeiten. Sie können den Namen und die Beschreibung ändern. Tippen Sie auf Speichern , um Ihre Änderungen zu speichern.

Hinweis: Sie können die von Ihrem Buchhalter hochgeladenen Dokumente nicht bearbeiten.

Sie können dies auch über Vorschau tun. Tippen Sie auf das Dokument, dann auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und wählen Sie dann Bearbeiten.

Suche nach Dokumenten

Um nach einem Dokument zu suchen, tippen Sie auf das Lupensymbol im Bereich Dokumente , geben Sie ein Stichwort in das Suchfeld ein und tippen Sie dann auf Fertig. Es wird eine Liste von Ordnern und Dateien angezeigt, die das Schlüsselwort enthalten. Um die Suche zu löschen, tippen Sie einfach auf das x rechts neben dem Suchfeld.

Dokumente als gelesen markieren

Wenn Sie einen Ordner mit einem roten Punkt auf seinem Symbol sehen, bedeutet dies, dass Ihr Buchhalter ein neues Dokument hinzugefügt hat, das Sie noch nicht gesehen haben. Um den roten Punkt zu entfernen, tippen Sie einfach lange auf den Ordner und wählen Sie Als gelesen markieren, nachdem Sie das neue Dokument angesehen haben. Alternativ können Sie auf diese Option zugreifen, indem Sie auf die drei Punkte oben rechts auf dem Bildschirm tippen, während Sie sich im Ordner befinden.