Wie man Dokumente unterzeichnet

Elektronische Unterschriften, die in vielen Ländern (darunter die USA, Kanada und Europa) seit Anfang der 2000er Jahre gesetzlich anerkannt sind, sind genauso gültig wie herkömmliche Unterschriften auf Papier. Es ist nicht nötig, das Büro von Buchhalter aufzusuchen oder Dokumente per Post zu versenden - unterschreiben Sie einfach jedes Dokument direkt auf Ihrer Kundenportal oder durch Anklicken eines Links in der erhaltenen E-Mail. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie das geht.

Hier abgedeckt:

E-Signieren von Dokumenten, die von der Firma vorbereitet wurden

Sie können Dokumente entweder über Ihr Portal oder direkt über den E-Mail-Link, den Sie von Ihrem Unternehmen erhalten haben, prüfen und elektronisch unterzeichnen. 

  • Um ein Dokument vom Portal aus zu prüfen und zu unterzeichnen, gehen Sie auf der Startseite zum Abschnitt Dokumente oder klicken Sie links auf Dokumente, um Dokumente zu finden, die zur Unterzeichnung anstehen. Öffnen Sie das gewünschte Dokument.

  • Um ein Dokument aus der E-Mail zu prüfen und zu unterzeichnen, öffnen Sie den Link in der E-Mail. Beachten Sie, dass er sieben Tage nach dem Versenden abläuft. Wenn er also bereits abgelaufen ist, bitten Sie Ihre Firma, die Signaturanforderung erneut zu senden.

Nachdem Sie das Dokument geöffnet haben, führen Sie die folgenden Schritte zum Unterschreiben aus:

1. Wenn Sie die Signaturanforderung zum ersten Mal erhalten, lesen Sie die Erklärung zu elektronischen Signaturen, stimmen Sie der Verwendung elektronischer Signaturen zu, markieren Sie das Kästchen und klicken Sie auf Weiter.

2. Um mit dem Signieren des Dokuments zu beginnen, klicken Sie ganz rechts auf Start.

Wenn Ihr Dokument eine QES/AdES erfordert, ist der Ablauf anders. Bitte lesen Sie den folgenden Abschnitt. 

3. Überprüfen Sie den Inhalt und klicken Sie dann auf die Felder für die elektronische Unterschrift, wo dies erforderlich ist. Der Zähler fürauszufüllende Felder am oberen Rand hilft Ihnen dabei. Geben Sie Ihre Unterschrift und Initialen nur einmal ein; sie werden dann für nachfolgende Dokumente verwendet.

4. Klicken Sie auf Weiter, um das nächste Feld zu markieren. Hinweis: Sie können ein Dokument erst unterschreiben, wenn alle Felder ausgefüllt sind.

5. Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf Fertig stellen. Wenn KBA angefordert wurde, lesen Sie den folgenden Abschnitt.

Ablehnung der elektronischen Unterzeichnung des Dokuments

Sie möchten nicht unterschreiben? Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts auf dem Dokument und wählen SieUnterschrift ablehnen. Bestätigen Sie dann, indem Sie auf Elektronische Signatur ablehnen klicken. Setzen Sie sich mit der Firma in Verbindung, um andere Optionen zu besprechen.

Bearbeiten Sie Ihr E-Signatur

Sobald Sie ein Dokument unterzeichnet und paraphiert haben, werden Ihre E-Signatur und Ihre Initialen in den folgenden Dokumente verwendet, wenn Sie auf die erforderlichen Felder klicken.

Wenn Sie Ihre Initialen oder Ihre Unterschrift bearbeiten möchten, klicken Sie in das entsprechende Feld, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und drücken Sie dann auf Einfügen.

Aktivieren Sie die Option Überall einfügen, wenn Sie die Unterschrift oder die Initialen überall auf dem Dokument update einfügen möchten.

Hinzufügen einer handschriftlichen Unterschrift

Nicht jeder akzeptiert eine maschinengeschriebene Unterschrift, aber Sie können jederzeit eine handschriftliche Unterschrift anfertigen:

1. Klicken Sie auf das Feld Meine Unterschrift oder Initialen .

2. Wechseln Sie zur Registerkarte Zeichnen und unterschreiben Sie dann mit dem Finger auf dem Mauspad oder mit der Maus.

3. Klicken Sie auf Einfügen.

Wenn Sie die Unterschrift wiederholen möchten, klicken Sie während der Bearbeitung auf Löschen und unterschreiben Sie erneut.

E-Signatur mit wissensbasierter Authentifizierung (KBA)

KBA oder wissensbasierte Authentifizierung ist das Verfahren zur Identitätsüberprüfung, das die IRS für die elektronische Unterzeichnung des Formulars 8879 benötigt.

Wenn Ihr Buchhalter KBA angefordert hat, füllen Sie alle Unterschriftsfelder wie oben beschrieben aus, und klicken Sie dann auf Fertig stellen mit KBA im Dokument. Beantworten Sie die Fragen zur Überprüfung Ihrer Identität und klicken Sie dann auf Fertig stellen. Sie erhalten zwei Versuche für KBA und müssen mindestens drei von fünf Fragen richtig beantworten.

KBA ist nur mit einer Sozialversicherungsnummer (SSN) möglich - nicht mit einer ITIN (Individual Taxpayer Identification Number). ITINs werden einer Einzelperson nur zu Steuerzwecken ausgestellt. ITINs sind nicht dazu gedacht, als Identifikation für den Erhalt von Krediten verwendet zu werden. Kreditsysteme erkennen sie nicht als etwas anderes als eine falsche SSN, so dass sie nicht für KBA verwendet werden können.

Oben auf der Seite wird eine Benachrichtigung angezeigt, wenn das Dokument erfolgreich signiert wurde.

Die Fragen der wissensbasierten Authentifizierung (KBA) werden aus öffentlichen Datenbanken und der finanziellen Vergangenheit des Unterzeichners generiert. Um KBA zu einer zuverlässigen Methode der Identitätsüberprüfung zu machen und die Sicherheit vertraulicher Daten zu gewährleisten, wurden in den KBA Prozess verschiedene Sicherheitsvorkehrungen eingebaut. Diese Sicherheitsvorkehrungen können manchmal verhindern, dass einige Unterzeichner eine KBA ausfüllen. In seltenen Fällen sind die Informationen in den öffentlichen Datenbanken falsch und der Unterzeichner ist nicht in der Lage, passende Antworten zu geben. Aus verschiedenen KBA Studien geht hervor, dass die durchschnittliche Erfolgsquote für KBA bei etwa 90 % liegt.

Einige Gründe, warum Unterzeichner nicht in der Lage sind, den KBA Prozess abzuschließen, sind (aber nicht beschränkt auf):

  • Ein neu verheirateter Steuerzahler, dessen öffentliche Aufzeichnungen seinen Mädchennamen und seine frühere Adresse enthalten.
  • Die Informationen in den öffentlichen Aufzeichnungen können falsch sein, und unsere Software kann diese Informationen in der Steuererklärung möglicherweise nicht zuordnen.
  • Die Informationen in den öffentlichen Datenbanken können fehlerhaft sein, und Ihr Kunde ist möglicherweise nicht in der Lage, diese Fragen zu beantworten.
  • Junge Kunden oder Kunden, die erst vor kurzem in die USA gezogen sind, sind möglicherweise keine guten Kandidaten für das Formular 8879 eSign, da eine erfolgreiche KBA möglicherweise nicht möglich ist, wenn sie nur über begrenzte öffentliche Aufzeichnungen verfügen.

Behandlung von SSN-Überprüfungsfehlern für KBA 

Wenn Sie die Fehlermeldung erhalten: " Leider sind für die angegebene Sozialversicherungsnummer keine Fragen zur Überprüfung Ihrer Identität verfügbar", bedeutet dies, dass unser Anbieter KBA nicht genügend Daten von Kreditbüros oder öffentlichen Aufzeichnungen sammeln konnte, um den erforderlichen Satz von fünf Fragen auf der Grundlage der angegebenen SSN zu erstellen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn Ihre finanziellen Aktivitäten in der Öffentlichkeit noch nicht so stark aufgefallen sind, dass der Verifizierungsfragebogen erstellt werden kann.

Im Moment gibt es keine direkte Abhilfe für dieses Problem. Um eine konforme E-Signatur aus der Ferne bereitzustellen, müssen Sie möglicherweise die folgenden Schritte ausführen:

  1. Drucken Sie die erforderlichen Formulare aus.
  2. Unterschreiben Sie die ausgedruckten Formulare von Hand.
  3. Scannen Sie die unterschriebenen Formulare wieder in das System ein.

Mit diesem Verfahren können Sie trotz des Fehlers bei der SSN-Überprüfung Ihre Unterschrift leisten und gleichzeitig die erforderlichen Compliance-Standards einhalten.

E-Signatur mit qualifizierten und fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (QES/AdES)

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) gewährleistet die Einhaltung der höchsten Standards für elektronische Signaturen und erfüllt die von den europäischen Regulierungsbehörden (eIDAS) festgelegten Anforderungen. QES hat denselben rechtlichen Wert und dieselbe Wirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AdES) funktioniert ähnlich wie QES und folgt demselben Verfahren wie Kundenportal. Im Gegensatz zu QES verwendet AdES jedoch kein qualifiziertes Zertifikat, um die Identität des Unterzeichners zu überprüfen. Daher gilt AdES im Allgemeinen als weniger rechtsverbindlich als QES.

Wenn Ihr Unternehmen die Funktion QES/AdES aktiviert hat, werden Sie darauf hingewiesen, dass für das Dokument eine QES/AdES erforderlich ist und Sie sich vor der Unterzeichnung ausweisen müssen.

Sobald Sie auf die Schaltfläche Dokument signieren klicken:

  1. Wählen Sie Ihr Land aus der Dropdown-Liste.
  2. Wählen Sie einen Authentifizierungsanbieter und folgen Sie dem Authentifizierungsprozess.

Je nach ausgewähltem Anbieter müssen Sie möglicherweise Ihre persönliche Identitätsnummer, die Nummer des Anbieters website oder App.

Um mehr über den Authentifizierungsprozess des ausgewählten Anbieters zu erfahren, klicken Sie auf den Link unten auf der Seite Wählen Sie Ihr Land und die Authentifizierungs-App .

Sobald das Dokument unterzeichnet ist, sehen Sie den Unterschriftsstempel am unteren Rand des Dokuments:

Das Dokument ist anhängig E-Signatur, aber es gibt keine Unterschriftsfelder

Wenn ein Dokument zur Unterschrift ansteht, aber keine E-Signatur Felder vorhanden sind, brauchen Sie es entweder nicht zu unterschreiben oder Sie müssen von einer anderen verknüpften E-Mail-Adresse auf dasselbe Konto zugreifen (weitere Informationen finden Sie hier). 

Manchmal benötigt ein Vorbereiter Unterschriften von beiden Kontonutzern (z. B. Ehegatten) oder nur von einem. Wenn eine Unterschrift vom anderen Benutzer angefordert wurde und dieser noch nicht unterschrieben hat, werden auf Ihrer Seite keine E-Signatur Felder angezeigt. Das Dokument verbleibt in " Pending E-Signature status bis der andere Benutzer unterschrieben hat.

Wenn Sie und Ihr Ehepartner denselben Computer benutzen, um auf TaxDome zuzugreifen und Ihre Anmeldedaten zu speichern, ist es wichtig, die Unterschriften von Dokumenten korrekt zu verwalten, um Verwechslungen zu vermeiden. Normalerweise fügen die Unternehmen für jede Person ein Unterschriftsfeld hinzu und versenden die Dokumente entsprechend. Wenn sich jedoch einer von Ihnen mit den gespeicherten Anmeldedaten des anderen anmeldet, das Dokument unterschreibt und speichert, kann es vorkommen, dass die andere Person das Unterschriftsfeld nicht sieht, wenn sie Anmelden aufruft, und das kann verwirrend sein. Um dies zu beheben, melden Sie sich mit dem richtigen Konto an und unterschreiben das fehlende Signaturfeld. Auf diese Weise bleiben die Dinge für Sie beide übersichtlich und klar.

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