Sichere Sofort-Chats mit Aufgaben

Sie können sicher und in Echtzeit mit Ihrem Steuerberater kommunizieren und Dokumente in Chat-Threads austauschen. Hier erfahren Sie alles, was Sie für die Nachrichtenübermittlung über Chats brauchen.

Hier abgedeckt:

Beantwortung von Chats

Sobald Sie einen neuen Chat haben, erhalten Sie eine Benachrichtigung im Hauptmenü. Alle anstehenden Chats mit der Anzahl der zu erledigenden Aufgaben werden im Block Chats & Aufgaben Ihres dashboard. Sie können auch auf sie zugreifen, indem Sie zum Abschnitt Chats & Aufgaben gehen.

Zusätzlich zu den Kundenaufgaben kann der Firmeninhaber über den Chat threadKundenanfragen senden - kurze Fragebögen, mit denen Firmen schnell fehlende Details klären können. Die Anfragen werden als Icons im Chat thread angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich die Seite mit den Fragen des Fragebogens. 

Denken Sie daran, dass Sie immer eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn Ihr Buchhalter Ihnen eine Nachricht sendet oder zusätzliche Informationen anfordert. Klicken Sie auf die Schaltfläche " Chat anzeigen" oder auf den Link im Chat, um ihn anzuzeigen und zu beantworten.

Lesen Sie den Chat auf Ihrer Buchhalter, geben Sie eine Antwort in das Nachrichtenfeld ein und klicken Sie anschließend auf das Senden-Symbol, wenn Sie fertig sind.

Sie können Nachrichten mit der Option Antworten zitieren. Sie können sowohl Ihre als auch die Nachrichten Ihrer Firma zitieren.

Chats erstellen

Hinweis: Das Erstellen eines Chats thread ist möglicherweise nicht verfügbar, wenn Ihre Firma es deaktiviert hat. In diesem Fall sehen Sie die Schaltfläche Neuer Chat nicht.

Um einen Chat zu beginnen:

1. Gehen Sie zum Abschnitt Chats & Aufgaben und klicken Sie dann auf Neuer Chat, oder gehen Sie zur Startseite und klicken Sie auf Neuer Chat im Abschnitt Quick links rechts neben dem Menüpunkt dashboard.

2. Schreiben Sie eine Nachricht. Wenden Sie Formatierungen an und fügen Sie Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen hinzu. Geben Sie dem Chat einen Namen (Sie können ihn später ändern oder bearbeiten).

3. Klicken Sie auf Chat erstellen. Als Nächstes erhält Ihr Vorbereiter eine Benachrichtigung, die ihn darüber informiert, dass er eine Nachricht von Ihnen erhalten hat.

Ihre Chats-Liste

Um alle Ihre Chats einzusehen, gehen Sie im Hauptmenü auf Chats & Aufgaben. Wenn Sie ungelesene Chats haben, finden Sie oben den Abschnitt " Ungelesen" und darunter die " Gelesenen Chats", chronologisch sortiert nach der letzten Antwort.

Auf der linken Seite zeigt eine Liste Informationen über die letzte Antwortzeit, den Autor, den Betreff und status Ihrer Aufgaben für jede thread. Die ungelesenen Themen sind mit einem grünen Papierflieger-Symbol und einem Punkt gekennzeichnet, die gelesenen Themen mit einem lila Papierflieger-Symbol. Archivierte Themen sind mit einer grauen Fläche gekennzeichnet.

Was Sie auf dieser Seite finden können:

  • Sowohl Sie als auch Ihr Steuerberater können Chats nutzen, um Fragen zu stellen, Informationen zu erhalten und Dokumente hoch- und herunterzuladen.
  • Ihr Vorbereiter erhält eine Benachrichtigung, dass eine Frage ansteht, und beantwortet sie dann.
  • Entweder eine Firma oder Sie können einen Chat starten thread. 
  • Alle Chats und Anhänge befinden sich auf einer Seite.
  • Ihr Vorbereiter kann in einem Chat thread Aufgaben für Sie hinzufügen.
  • Ihr Vorbereiter kann Kundenanfragen in einem Chat thread hinzufügen. 
  • Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, können entweder Sie oder Ihre Buchhalter sie abhaken. 
  • Alle Aufgaben sind auf einer Seite zugänglich.
  • Sobald alles in einem Chat thread abgeschlossen ist, kann Ihr Vorbereiter es archivieren.

Verwaltung Ihrer Aufgaben

Ihre Buchhalter kann innerhalb eines Chats Aufgaben zuweisen. 

Wenn an den Chat thread Aufgaben angehängt sind, erscheint auf thread ein Abschnitt mit dem Titel " Ihre Aufgaben". Sie sehen auch die Anzahl der zugewiesenen/erledigten Aufgaben im Namen des Chats thread .

Aufgaben sehen aus wie die Punkte einer to-do Checkliste. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, können entweder Sie oder Ihr Buchhalter sie abhaken.

Sie können Ihre Aufgaben auch direkt über die Benachrichtigung auf Ihrem dashboard.

Wenn Sie Ihre Aufgaben aus all Ihren Chats auf einer einzigen Seite verfolgen möchten, gehen Sie zur Registerkarte Chats & Aufgaben, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter ganz rechts und wählen Sie aus:

  • Unvollständig: Zur Anzeige aller Chat-Threads mit Ihren zu erledigenden Aufgaben.
  • Erledigt: Zur Anzeige aller Chat-Themen mit abgehakten to-do Punkten.
  • Alle: Zum Anzeigen aller Chat-Threads mit Ihren Aufgaben.

Klicken Sie dann auf Übernehmen.

Es gibt zwei weitere Möglichkeiten, Chats zu filtern. Sie können filtern nach:

  • Zeitintervall: Sehen Sie Chat-Threads mit Antworten oder Ihre Aufgaben, die in einem ausgewählten Zeitraum erstellt wurden.
  • Status...nur Chat-Themen mit Aktiv oder Archiv sehen status.

Einbindung von Videos in Chats

Manchmal reichen Worte nicht aus - und visuelle Bilder sind eine große Hilfe. Betten Sie Videos von Loom, Vimeo, YouTube oder Google Drive ein, wenn Sie Ihrem Steuerberater etwas zeigen möchten, das Sie für zu schwierig halten, um es zu erklären. Klicken Sie in der Symbolleiste für die Textformatierung auf das Symbol zum Einbetten von Videos (der Pfeil mit der Druckfunktion) und fügen Sie dann den Link zu Ihrem Video ein.

Ihr Vorbereiter kann das Video direkt im Chat ansehen: thread. 

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