Sichere Instant Chats mit Aufgaben

Hier abgedeckt:

Chats & Aufgaben

Mit Chats können Sie Chat-Themen erstellen, in denen Sie sicher und in Echtzeit mit Ihrem Steuerberater kommunizieren können:

  • Sowohl Sie als auch Ihr Steuerberater können Chats nutzen, um Fragen zu stellen, Informationen zu erhalten und Dokumente hoch- und herunterzuladen.
  • Ihr Vorbereiter erhält eine Benachrichtigung, dass eine Frage ansteht, und beantwortet sie dann.
  • Entweder eine Firma oder Sie können einen Chat starten thread. 
  • Alle Nachrichten und Anhänge befinden sich auf einer Seite.
  • Ihr Vorbereiter kann in einem Chat thread Aufgaben für Sie hinzufügen. 
  • Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, können entweder Sie oder Ihre Buchhalter sie abhaken. 
  • Alle Aufgaben sind auf einer Seite zu sehen.
  • Sobald alles in einem Chat thread abgeschlossen ist, kann Ihr Vorbereiter es archivieren.

Chats erstellen

Um einen Chat zu beginnen:

1. Gehen Sie zum Abschnitt Chats & Aufgaben und klicken Sie auf Neuer Chat, oder gehen Sie zur Startseite und klicken Sie auf Neuer Chat auf dashboard.

2. Schreiben Sie eine Nachricht. Wenden Sie Formatierungen an und fügen Sie Aufzählungszeichen oder nummerierte Listen hinzu. Geben Sie dem Chat einen Namen (Sie können ihn später ändern oder bearbeiten).

3. Klicken Sie auf Chat erstellen. Als Nächstes erhält Ihr Vorbereiter eine Benachrichtigung, die ihn darüber informiert, dass er eine Nachricht von Ihnen erhalten hat.

Beantworten von Nachrichten

Sobald Sie eine neue Nachricht haben, sehen Sie eine Benachrichtigung im Hauptmenü. Alle ausstehenden Nachrichten sowie die darin enthaltenen Aufgaben werden auf Ihrer dashboard angezeigt. Sie können auch auf sie zugreifen, indem Sie zum Abschnitt Chats & Aufgaben gehen.

Denken Sie daran, dass Sie immer eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, wenn Ihr Buchhalter Ihnen eine Nachricht schickt oder zusätzliche Informationen anfordert. Klicken Sie auf den Link in der Nachricht, um sie anzusehen und zu beantworten.

Lesen Sie die Nachricht auf Ihrer Buchhalter, geben Sie eine Antwort in das Nachrichtenfeld ein und klicken Sie anschließend auf das Senden-Symbol, wenn Sie fertig sind.

Ihre Chats-Liste

Um alle Ihre Chats zu sehen, gehen Sie im Hauptmenü zu Chats & Aufgaben. Wenn Sie ungelesene Nachrichten haben, sehen Sie oben den Abschnitt Ungelesen und darunter die Gelesenen Nachrichten. Alle Chats sind chronologisch nach der letzten Antwort sortiert.

Auf der linken Seite zeigt eine Liste Informationen über die letzte Antwortzeit, den Autor, den Betreff und status Ihrer Aufgaben für jede thread an. Ungelesene Threads sind mit einem grünen Papierflieger-Symbol und einem Punkt gekennzeichnet, gelesene Threads mit einem violetten Papierflieger-Symbol und archivierte Threads mit einem grauen.

Verwalten Ihrer Aufgaben

Ihre Buchhalter kann innerhalb einer Nachricht Aufgaben zuweisen. 

Wenn an den Chat thread Aufgaben angehängt sind, erscheint darin ein Abschnitt Ihre Aufgaben. Sie sehen auch die Anzahl der zugewiesenen/erledigten Aufgaben im Namen des Chats thread .

Aufgaben sehen aus wie die Punkte einer to-do Checkliste. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, können entweder Sie oder Ihr Buchhalter sie abhaken.

Sie können Ihre Aufgaben auch direkt über die Benachrichtigung auf Ihrer dashboard überprüfen.

Wenn Sie Ihre Aufgaben aus all Ihren Chats auf einer einzigen Seite verfolgen möchten, gehen Sie zur Registerkarte Chats & Aufgaben, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter ganz rechts und wählen Sie aus:

  • Unvollständig: Zur Anzeige aller Chat-Threads mit Ihren zu erledigenden Aufgaben.
  • Erledigt: Zur Anzeige aller Chat-Themen mit abgehakten to-do Punkten.
  • Alle: Zum Anzeigen aller Chat-Threads mit Ihren Aufgaben.

Klicken Sie dann auf Übernehmen.

Es gibt zwei weitere Möglichkeiten, Chats zu filtern:

  • Zeitintervall: Sehen Sie Chat-Threads mit Antworten oder Ihre Aufgaben, die in einem ausgewählten Zeitraum erstellt wurden.
  • Status: siehe nur Chat-Themen mit Active oder Archive status.

Videos in Chats einbinden

Manchmal reichen Worte nicht aus - und visuelle Bilder sind eine große Hilfe. Betten Sie Videos von Loom, Vimeo, YouTube oder Google Drive ein, wenn Sie Ihrem Steuerberater etwas zeigen möchten, das Sie für zu schwierig halten, um es zu erklären. Klicken Sie in der Symbolleiste für die Textformatierung auf das Symbol zum Einbetten von Videos (der Pfeil mit der Druckfunktion) und fügen Sie dann den Link zu Ihrem Video ein.

Ihr Vorbereiter kann das Video direkt im Chat ansehen: thread. 

Verwaltung von Dokumente Inside Chats

Es ist eine gute Idee, Chats als schnellen und bequemen Ort für den Austausch von Dokumenten zu nutzen (z. B. Ihre W2, 1099-MISC, 1099-K, 1099-SA usw.). Die maximal zulässige Dateigröße beim Hochladen beträgt 200 MB.

Wenn Ihr Buchhalter ein Dokument hochlädt und thread auf Ihrem Gerät geöffnet ist, sehen Sie, wie es in Echtzeit hochgeladen wird. Sie können entweder von Ihrem Gerät aus hochladen oder Dokumente verlinken, die bereits auf TaxDome hochgeladen wurden. 

Klicken Sie auf die Schaltfläche 📎 Anhängen am unteren Rand des Chats thread, und wählen Sie dann eine Einstellung:

  • Anhängen von Dateien aus TaxDome: Wählen Sie Von TaxDome, klicken Sie dann auf den Ordner und wählen Sie die Dokumente aus.
  • Hochladen von Dateien von Ihrem Computer: Wählen Sie Von meinem Gerät und suchen Sie dann die Dokumente, die Sie hochladen möchten.
  • Hochladen von Zip-Archiven: Wählen Sie Von meinem Gerät und suchen Sie dann die komprimierte Datei, die Sie hochladen möchten. Sie wird automatisch entpackt. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Wenn Dokumente an den Chat thread angehängt ist, erscheint eine Registerkarte " Dokumente" mit dem Büroklammer-Symbol im Namen des Chats thread . Öffnen Sie diese Registerkarte, um alle angehängten Dokumente zu sehen, oder klicken Sie auf + Dokument hinzufügen, um weitere anzuhängen.

Löschen von Dokumenten

Wenn Sie ein falsches Dokument hochgeladen haben, entfernen Sie es, indem Sie auf die Registerkarte Dokumente im Chat thread gehen und auf das Mülleimer-Symbol rechts neben dem Dokumentnamen klicken.

Anzeigen von Dokumenten

Zeigen Sie alle Dateien an, die Sie oder Ihre Buchhalter in Chats hochgeladen haben, indem Sie auf die Registerkarte Dokumente im Chat thread gehen und auf das Augensymbol klicken, um den Dokumentenbetrachter zu öffnen. Klicken Sie auf " Schließen ", um zum Bildschirm " Chats" zurückzukehren.

Herunterladen von Dokumenten

Laden Sie ein in Chats hochgeladenes Dokument auf Ihren Computer oder Ihr Gerät herunter, indem Sie auf die Registerkarte Dokumente im Chat thread gehen und auf das Download-Symbol klicken. 

Weitere Einzelheiten zur Angabe des Ortes, an dem die Dateien heruntergeladen werden, finden Sie hier.

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